مسئله انتخاب مدیر و انجام وظایف مدیریت ساختمان به نحوی که رضایتمندی همه ساکنین حاصل شود از مسائل بسیار مهم در هر ساختمان می باشد زیرا این مسئولیت نیاز به درایت و قدرت تفکر و تصمیم گیری دارد و مدیر انتخابی باید مشکلات ساختمان را به بهترین شکل ممکن حل نماید. در مدیریت ساختمان آنلاین که یکی از شیوه های مدرن مدیریت می باشد، محاسبه هزینه ها کار آسان تر گردیده است مانند هزینه های ثابت که باید به طور مساوی بین واحد ها تقسیم و از آن ها وصول شود. هزینه هایی شامل سرایدار، نگهبان، متصدی آسانسور، هزینه های نگهداری تاسیسات، قسمت های مشترک و... به دلیل عدم ارتباط با مساحت زیر بنا به طور مساوی تقسیم خواهد شد زیرا هزینه های ثابت ارتباطی به میزان مساحت زیر بنا ندارد. در این میان مدیر ساختمان به همراه شورای عمومی ساختمان در راستای حفظ و اداره ساختمان تصمیماتی اتخاذ می نمایند و تصمیمات شورای عمومی ساختمان به عنوان مرجعی برای مدیریت ساختمان و ساکنین در نظر گرفته می شود. قوانین و تصمیمات اتخاذ شده توسط شورای عمومی ساختمان در نرم افزار ساختمان تعریف و در اختیار تمامی ساکنین قرار می گیرد.
مدیریت ساختمان آنلاین و جلسات شورای عمومی ساختمان
چندین راه برای مطلع نمودن ساکنین یک مجتمع از زمان و مکان تشکیل جلسات عمومی ساختمان وجود دارد از جمله دعوت اعضای مجمع از طریق نصب اطلاعیه روی تابلوی اعلانات ساختمان یا از طریق ارسال دعوتنامه به وسیله پست سفارشی به نشانی آنها و یا بخش تابلو اعلانات نرم افزار مدیریت ساختمان ساکنینی که آن را نصب نموده و به عنوان ساکن از جانب مدیر تعریف شده اند تا تمامی این افراد که در این برنامه عضو و به عنوان ساکن تعریف شده اند در جلسه حضور یابند. در واقع صاحبان ملک خود باید در مورد زمان حضور در جلسات شورای عمومی ساختمان تصمیم گیری نمایند و همچنین با توجه به اینکه محل تشکیل جلسات هم مشخص نیست، نسبت به تعیین محل جلسه اقدام نمایند و توافق و اشتراک نظر حاصل نمایند. در اطلاع رسانی سیستم مدیریت ساختمان آنلاین، ضمن تعیین محل جلسه برای تشکیل مجمع عمومی باید عنوان و موضوع جلسه و تاریخ تشکیل مجمع نیز در تابلو اعلانات ذکر شود تا زمانی که این خبر در تابلو اعلانات اپلیکیشن درج می گردد، همه ساکنین مطلع شوند.
قوانین مربوط به قسمت های اختصاصی در ساختمان
قانون مرتبط با استفاده از قسمت های اختصاصی آپارتمان ها، در مورد تعیین و تقسیم سهم هر یک از مالکان آپارتمان ها مقرر می دارد که حقوق و تعهدات و همچنین سهم هریک از مالکان این قسمت ها از مخارج مشترک متناسب است با نسبت مساحت قسمت های اختصاصی به مجموع مساحت قسمت های اختصاصی تمام ساختمان به جز هزینه هایی که به دلیل عدم ارتباط با مساحت زیر بنا به نحو مساوی تقسیم خواهد شد و این موارد در مدیریت ساختمان آنلاین و استفاده از اپلیکیشن قابل اجرا و تعریف می باشد تا تمامی افراد از جزییات آن ها مطلع گردند و از بروز اختلافات بین ساکنین ساختمان کاسته شود. همچنین هزینه حفظ و نگهداری حیاط ساختمان یا بالکن یا تراس مجموعه به گونه ای که تنها از یک یا چند واحد مسکونی، امکان دسترسی به آن باشد، برعهده استفاده کننده یا استفاده کنندگان است.