مدیریت ساختمان و کارایی آن زمانی مشخص خواهد شد که حقوق و وظایف متقابل بین ساکنین در هر ساختمان مشخص و نظم و آرامش برقرار گردد. در مجتمع های آپارتمانی مجاورت واحدها، محل های مشاع، سلیقه های مختلف و تقابل فرهنگ های مختلف در صورت عدم رعایت مقرارتی خاص می تواند موجب نارضایتی ساکنین را فراهم آورد. هرچند رعایت اصول اخلاقی مهمترین اصل جهت ایجاد آرامش و صمیمیت در محیط های اجتماعی است؛ اما تعریف قوانین نیز جهت مشخص شدن موضوعات لازم است.
نرم افزار مدیریت ساختمان و وظایف مدیر
مدیر مکلّف است برای حفظ و نگهداری و همچنین نظافت قسمت‌های مشترک و انجام سایر امور مورد نیاز بنا، سرایدار در واحد سرایداری مستقر نماید. حقوق سرایدار در قسمت هزینه های ساختمان با ذکر عنوان در اپلیکیشن ثبت می گردد. تعیین این هزینه دراختیار مدیر بوده و سرایدار مکلّف به رعایت دستورات مدیر خواهد بود. درصورت نارضایتی ساکنین از عملکرد و رفتار سرایدار مراتب باید به اطلاع مدیر ساختمان برسد و مدیر مکلّف است نسبت به رسیدگی به موارد و اتخاذ تصمیم مناسب اقدام نماید. بهترین نرم افزار مدیریت ساختمان کلیه این دستورالعمل ها را جهت حل اختلاف ساکنین درچارچوب مقررات تعریف شده شامل می شود.
مدیر نسبت به وصول شارژ ماهیانه (هزینه های مشترک) و هزینه های مقطعی بر اساس تصمیماتی که در جلسه عمومی ساختمان گرفته می شود اقدام نموده و درقبال دریافت هزینه ها رسید ارائه نماید و صورت مخارج و درآمدهای ساختمان را تنظیم و نگهداری نموده، درآمدها و مخارج مربوط به هر ماه را حداکثر تا پانزدهم ماه بعد بر روی تابلو اعلانات به اطلاع عموم برساند و تراز مالی مخارج و درآمدهای سالانه (حتی المقدور با ارائه فاکتور) را در پایان سال در مجمع عمومی ارائه نماید. بهترین نرم افزار مدیریت ساختمان نرم افزاریست که تمامی این موارد را به آسانی محاسبه و به تمامی ساکنین گزارش دهد. هزینه حفظ و نگهداری آسانسور و تاسیسات گرمایشی و برقی ساختمان همچنین تعمیر آن ها، ساماندهی باغچه ها و فضای سبز ساختمان، پرداخت قبوض آب، گاز و برق عمومی، خریداری اقلام مصرفی مشاعات ساختمان نظیر روغن جهت روغنکاری آسانسور، پودر شوینده جهت نظافت، لامپ، کلید و پریز مشاعات و سایر هزینه های ضروری به تشخیص مدیر یا تصویب مجمع، همگی جزو مواردی هستند که می توان با ذکر عنوان در اپلیکیشن جزو هزینه ها نام برد و بهترین نرم افزار ساختمان تمامی این موارد را در کمترین زمان ممکن محاسبه خواهد کرد. پرداخت شارژ مشمول تمامی واحدها خواهد بود و عدم سکونت در واحد دلیلی بر عدم پرداخت شارژ نمیباشد پس تمامی واحدها به صورت مجزا در اپلیکیشن تعریف می شوند. هریک از ساکنین و مالکین نیز به نوبه خود همکاری لازم جهت حفظ و نگهداری ساختمان ، اجرای مقررات و تعامل با مدیر را خواهند داشت و درصورت تصویب مجمع عمومی و جهت انجام اموری خاص و به صورت موقت، بخشی از وظایف مدیر به شخص و یا اشخاصی معین قابل واگذاری خواهد بود.چنانچه خسارتی به اموال عمومی ساختمان از جانب هر یک از ساکنین یا بستگان آنها وارد شود، آن واحد شخصاً مکلّف به جبران خسارت بر اساس تصمیم مدیرخواهد بود.