استفاده از نرم افزار مدیریت ساختمان برای برقراری نظم و آرامش در ساختمان ها

امروزه درتمامی شهرها تعداد زیادی از مردم در آپارتمان ها و مجتمع های مسکونی زندگی می کنند. با این وجود، هنوز فرهنگ زندگی کردن در آپارتمان در میان آن ها به خوبی نهادینه نشده است و این یک واقعیت است! خیلی ها از قوانین آپارتمان نشینی مطلع نیستند و تعداد زیادی هم با بی توجهی به آن ها روند زندگی خود را با توجه به نظر شخصی خود ادامه می دهند. شرط اصلی زندگی در تمامی آپارتمان ها رعایت قوانین و مقررات آن آپارتمان یا مجتمع است که از طریق نرم افزار مدیریت ساختمان این موضوع انجام شدنی است تا تمامی ساکنین زندگی آرام تری داشته باشند.

برقراری نظم و آرامش در ساختمان

مدیر ساختمان برای برقراری نظم و همچنین آسایش ساکنین، دستورالعمل هایی ساده و قابل اجرا را با عنوان قوانین ساختمان تعریف می نماید تا به عنوان مرجعی برای رعایت قوانین و حل اختلافات مصوب گردد و این کار توسط نرم افزار ساختمان میسر می باشد. ایجاد فرهنگ استفاده از این گونه نرم افزارها نیاز به گذشت زمان و همچنین تبلیغات دارد تا ساکنین از مزایای آن ها مطلع گردند.مدیریت ساختمان و محاسبه هزینه های آن و یا مدیریت یک مجتمع مسکونی و همچنین تعریف قوانینی که تمامی ساکنان آن را اجرا کنند،محیطی آرام در ساختمان برقرار می گردد. مشکلاتی هستند که اگر شما مدیر یا ساکن یک مجتمع مسکونی یا اداری هستید با آن ها آشنا خواهید بود. نرم افزار ساختمان به شما این امکان را می دهد تا به سادگی و بدون نیاز به صرف زمان و انرژی زیاد، امور مجتمع را مدیریت کنید و بتوانید مشکلات و مسائل به وجود آمده در ساختمان و مجتمع را مورد بررسی قرار دهید و راه حلی برای آن ها بیابید.

 امکانات نرم افزار مدیریت ساختمان

• نرم افزار مدیریت ساختمان امکان ارسال نتیفیکیشن جهت مطلع شدن ساکنین از میزان بدهی خود و مشاهده مقدار بدهی و ریز هزینه های ثبت شده در نرم افزار را فراهم می کند تا تمامی امور مالی ساختمان به موقع اتجام شود و از اختلالات ناشی از دیر پرداخت کردن قبوض جلوگیری شود.
• این نرم افزار شماره پارکینگ و انباری، کد کنتور برق، تلفن، حق استفاده از پارکینگ وغیره و امکان ثبت جابجایی ساکنین در واحدها راعلاوه برتعریف واحدها به تفکیک بلوک و طبقه و شماره واحد و متراژ زیر بنا تعریف می نماید و همچنین مالکین، مستاجرین و اعضای هیئت مدیره را با کلیه مشخصات معین می نماید.
• هزینه های پرداختی توسط مجتمع و دریافت وجه از افراد و تسویه بدهی همراه با ارائه رسید را ثبت می نماید وامکان تعریف هزینه های جدید به وجود آمده در ساختمان را دارا می باشد.
•  نمایش موجودی صندوق و ریز گردش حساب صندوق در هر لحظه و ثبت انتقال صندوق به بانک و همچنین درج تاریخ و توضیحات دلخواه در سند دریافت وجه موجود می باشد.
• تعریف حساب و شماره حساب های مجتمع در بانک های مختلف و وجوه منظور شده در آن و همچنین فرمول محاسبه جریمه دیکرد پرداخت و محاسبه خودکار آن در زمان دریافت بدهی از اشخاص، در نرم افزار مدیریت ساختمان قابل اجرا می باشد و این موضوع پرداخت به موقع هزینه ها را به دنبال خواهد داشت.

 

 

مدیر ساختمان کیست و عهده دار چه مسائلی است؟

این فرد عهده‌دار اداره و مدیریت ساختمان و همچنین مجری قوانین و تصمیماتی است که در مجمع عمومی ساختمان گرفته می‌شود. این هیئت متشکل از تمام مالکین واحد‌های آپارتمان است و وظایف و اختیاراتی هم‌چون انتخاب مدیر، تصمیم‌گیری در مورد نحوه اداره ساختمان و… را بر عهده دارد. این مجمع حداقل یک­ بار در طول سال برگزار می‌شود که ریاست آن برعهده مدیر ساختمان است. لازم به ذکر است که مدیر با رای اعضای مجمع عمومی برای مدت یک سال عهده‌دار این مسئولیت می‌شود.

نکته قابل توجه این است که مدیر ساختمان نیازی نیست که الزاما از بین اعضای ساختمان انتخاب گردد، بدین معنی که شخصی حقیقی یا حقوقی نیز می‌تواند این مسئولیت را بر عهده بگیرد. هر چند که برای ایجاد حس مشارکت و مسئولیت‌پذیری در قبال ساختمان، توصیه می‌شود که این فرد به‌صورت گردشی از بین مالکین ساختمان انتخاب گردد. هم‌چنین مجمع عمومی می‌تواند به جای انتخاب یک مدیر ساختمان، چند مدیر را برای این سمت انتخاب کند، در این حالت ساختمان دارای هیئت مدیره خواهد بود که از نظر وظایف و اختیارات تفاوتی با مدیریت ساختمان ندارد. شایان ذکر است که در صورت استعفای مدیر ساختمان از مسئولیت خویش، مجمع عمومی باید با تشکیل یک جلسه اضطراری مدیر جدید را انتخاب کند.

وظایف و اختیارات مدیر ساختمان

حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات شورای عمومی ساختمان:

این وظیفه اصلی‌ترین و کلی‌ترین وظیفه مدیر یا هیئت مدیره است. یعنی تمام کارها و فعالیت‌های مدیر یا هیئت مدیره باید در راستای این باشد که ساختمان را از آسیب و خرابی حفظ کند و امور جاری آن را انجام دهد که این موارد با نرم افزار مدیر ساختمان راحت تر قابل اجرا می باشد.

استفاده از نرم افزار مدیر ساختمان و تعیین شارژ هر واحد:

مدیر یا مدیران وظیفه دارند شارژ هر واحد را تعیین کرده و از مالکین دریافت کنند. تعیین شارژ ممکن است به روش‌های گوناگون انجام شود از جمله: شارژ ثابت، شارژ بر اساس متراژ، شارژ بر اساس نفرات، شارژ بر اساس نفرات و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و نفرات. اینکه شارژ به کدام روش محاسبه شود از تصمیمات مدیر یا هیئت مدیره است و در نرم افزار ساختمان قابل تعریف می باشد.

رسیدگی به اعتراض ساکنین:

هر کدام از ساکنین که اعتراضی به نحوه مدیریت، وضع ساختمان یا شارژ پرداختی خود داشته باشد می‌تواند به مدیر یا مدیران مراجعه کرده و آن‌ها نیز وظیفه دارند به شکایت فرد رسیدگی کنند. مثلا بر اساس قانون افراد چه از واحدشان استفاده کنند و چه نکنند ملزم به پرداخت حق شارژ هستند.
اما ممکن است مالکی به این اعتراض داشته باشد که وقتی از خانه استفاده نمی‌کند و در نتیجه آب و برق و گازی نیز مصرف نمی‌کند، چرا باید برای این موارد حق شارژ پرداخت کند. مدیر یا هیئت مدیره باید به شکایت فرد رسیدگی کرده و در صورت صلاح دید فقط حق شارژ خدمات عمومی ساختمان را از او بگیرد که تمامی این موارد در نرم افزار مدیر ساختمان به صورت جز به جز مشخص گردیده است.

 

چه کسی مدیر ساختمان را تعیین می نماید و وظایف مدیر در قبال آن چیست؟

اجرای قانون و مدیریت دو اصل مهم در جوامع بشری است تا از مواجهه با مشکلات جلوگیری شود. مجتمع‌های مسکونی که خود نمونه‌ کوچکی از جوامع انسانی‌اند نیز باید برای خودشان یک مدیر ساختمان یا چند مدیر تحت عنوان هیئت مدیره انتخاب کنند تا با داشتن درایت و توانایی استفاده از علم روز و امکانات مدرن از جمله نرم افزار مدیر ساختمان، وظیفه مدیریت را به نحو احسن انجام دهند. اینکه مدیر ساختمان چطور باید انتخاب شود یا چه وظایفی دارد و محدوده اختیاراتش تا کجاست در قانون تملک آپارتمان‌ها تعیین شده است.

بر اساس قانون تملک آپارتمان‌ها شورای مدیریت ساختمان عالی‌ترین نهاد تصمیم‌گیرنده در خصوص ساختمان است. مالکین تمام واحدهای ساختمان در این مجمع عضوند و حق رای دارند. مستاجرین عضو رسمی شورای مدیریت ساختمان محسوب نمی‌شوند، ولی شرکت کردنشان در جلسات شورای مدیریت ساختمان پسندیده است و نظرات و پیشنهاداتشان می‌تواند راه گشا باشد.

وظایف و اختیارات شورای مدیریت ساختمان به شرح زیر است:

1. انتخاب مدیر ساختمان و رسیدگی به عملکرد او
2. تصمیم‌گیری در مورد اداره امور ساختمان
3. تصویب گزارش درآمد و هزینه‌های سالانه ساختمان
4. تصمیم‌گیری در مورد پس‌انداز برای امور مربوط به حفظ، نگهداری و تعمیر ساختمان
5. دادن اختیار به مدیر برای انعقاد قراردادهای لازم برای اداره ساختمان
6. تصویب و تغییر مقررات ساختمان در چهارچوب قانون کشور

تمامی این موارد در چارچوبه استفاده از یک نرم افزار ساختمان قابل پوشش دادن می باشد و مدیر را قادر می سازد تا تمامی این موارد را با کمترین خطا انجام نماید. با دانلود نرم افزار مدیریت ساختمان هومتیک می توانید از موارد بهره ببرید.

مجمع عمومی ساختمان

جلسه شورای مدیریت ساختمان باید سالانه حداقل یک بار تشکیل شود و ریاست جلسات مجمع هم بر عهده‌ مدیر ساختمان است. اگر مدیر یا هیئت مدیره ساختمان یا حداقل سه نفر از مالکین ساختمان درخواست داشته باشند می‌توان جلسه‌ فوق‌العاده‌ای برای مجمع عمومی در نظر گرفت. البته باید یک هفته پیش از تشکیل جلسه به صورت مکتوب، تلفنی، فکس یا ایمیل تشکیل جلسه به اطلاع مالکین برسد که این مورد هم از طریق نرم افزار مدیر ساختمان میسر می شود و می توان برای تمامی ساکنین پیامک حضور در جلسه ارسال نمود. با این شرط که تمامی افراد نرم افزار مدیر ساختمان را بر روی گوشی همراه نصب نمایند.

مجمع عمومی ساختمان باید سالانه حداقل یکبار تشکیل شود و مهم ترین وظیفه اش انتخاب مدیر ساختمان است. نکته‌ مهم در جلسات  شورای مدیریت ساختمان آن است که باید بیش از نصف مالکین یا نمایندگان آنان در جلسه حضور داشته باشند تا جلسه رسمیت پیدا کند. اگر تعداد افراد حاضر به حد نصاب نرسد باید جلسه را برای پانزده روز بعد تجدید کرد. اگر در جلسه دوم هم تعداد به حد نصاب نرسید بار دیگر جلسه برای پانزده روز دیگر تجدید می‌شود و تصمیمات جلسه‌ سوم فارغ از اینکه تعداد شرکت‌کنندگان به حد نصاب رسیده باشد یا نه رسمیت خواهد داشت. پس نصب نرم افزار مدیر ساختمان و اطلاع رسانی به موقع برای ساکنین صرفه جویی زمان را به دنبال خواهد داشت.تمامی تصمیمات گرفته شده در جلسات شورای  عمومی ساختمان باید صورت‌ جلسه شده و مدیر ساختمان آن‌ را نگهداری کند و به صورت قوانین مکتوب در نرم افزار مدیر ساختمان ثبت گردد.

 

نقش نرم افزار مدیریت ساختمان در بهبود شرایط مدیریت ساختمان

با توجه به تغییر زندگی شهرنشینی که کم کم همه ما را مجبور به آپارتمان نشینی و همسایگی با افراد مختلفی که سلیقه ها و فرهنگ های مختلف کرده است مسلماً تعیین یک سلیقه به عنوان قانون حاکم بر یک گروه کار آسانی نیست و هر یک از همسایه ها و ساکنین با فرهنگ و سلیقه متفاوت خود را ارجح می داند و برای اداره و نگهداری ساختمان بروز اختلاف سلیقه امری بدیهی است. از معضلات آپارتمان نشینی  می توان نظافت ساختمان، نگهداری و تعمیر آسانسور، تعیین میزان سهم هزینه نگهداری و آب و برق مصرفی در قسمت مشترک، قراردادن وسایل مانند جاکفشی در راهروها را نام برد که با تصویب قانون تملک آپارتمان ها و اعمال آن مشکلات حل خواهد شد. یکی از راهکارهایی که برای تسهیل در انجام وظایف مدیر ساختمان پیشنهاد می‌دهیم نرم افزار مدیریت ساختمان است. نرم افزار ساختمان به مدیران کمک می نماید تا وظایف مدیریت ساختمان را به خوبی انجام داده و با توجه به امکاناتی که در اختیار مدیران قرار می دهد از اختلافات و تنش هایی که بین ساکنین ایجاد می شود، می کاهد.

نرم افزار شارژ ساختمان و مسئولیت‌های مدیر ساختمان

پیش بردن کارهای روزانه و جاری آپارتمان‌ها و مجتمع‌های مسکونی چندان ساده نیست و مسئولیت‌های زیادی را برعهدهٔ مدیر ساختمان می‌گذارد. این وظایف عبارت‌اند از:

هزینه های تعمیر و نگهداری

مدیریت در زمینه نگهداری ساختمان، یکی از موضوعات مهم در مدیریت ساختمان می باشد، که تاکنون در کشور ایران مورد توجه جدی قرار نگرفته است. بطور کلی دوره تعمیر و نگهداری ساختمان در حدود نود و پنج درصد دوره حیات یک ساختمان را از زمانی که مفهوم ذهنی ساخت شکل می گیرد تا پایان عمر آن، به خود اختصاص می دهد. با اعمال یک سیستم مناسب مدیریتی در بخش تعمیر و نگهداری نه تنها می توان کیفیت ساختمان را افزایش داد بلکه امکان بهینه سازی هزینه ها نیز فراهم می گردد. بدیهی است  تعمیر و نگهداری ساختمان و مدیریت آن از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. ابعاد مدیریت نگهداری ساختمان بسیار گسترده است. نظر به اینکه داشتن مدیریتی صحیح و مناسب، نیازمند داشتن یک سازماندهی جهت اعمال اهداف مدیریت می باشد، به همین جهت سازماندهی تعمیر و نگهداری ساختمان امری بسیار مهم است. مبحث تعمیرو نگهداری در ساختمان مدتهاست درسراسر جهان بویژه در کشورها ی توسعه یافته مورد توجه قرار گرفته است. یکی از کارهای پر هزینه در کلیه کشورها تعمیرو نگهداری ساختمان هاست که هزینه قابل توجهی را به خود اختصاص می دهد. این هزینه ها جزء هزینه های ساختمان محسوب می شود. مدیر ساختمان باید فضاهای عمومی ساختمان و مشاعات را در شرایطی ایمن و قابل سکونت نگه دارد. مراقبت از تأسیسات و لوله کشی ساختمان، نگهداری از حیاط و باغچه‌ها، نگهداری‌های عمومی، تعمیرات ضروری، نظافت و تمیز‌کاری از جمله کارهایی است که مدیر ساختمان باید بر آن‌ها نظارت داشته باشد تا به بهترین شکل انجام شوند. تمامی این موارد هزینه هایی را شامل می شوند که می توان با استفاده از نرم افزار شارژ ساختمان به صورت عادلانه بین ساکنین تقسیم نمود و هزینه های تعمیر و نگهداری ساختمان را به درستی تقسیم نمود.